DOCUMENTOS EJECUTIVOS
carta
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
Partes de la carta
§ Encabezado: nombre, dirección, fecha del día y lugar al que se dirige.
§ Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
§ Exposición del asunto, con los temas pertinentes.
§ Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta.
§ Firma clara o también puede llevar tu nombre.
La carta también se compone de:
§ Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
§ Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
§ Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).
§ Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
§ Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
§ Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
§ Antefirma: razón social o denominación de la carta.
§ Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.
memorando o memorándum
Es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.
En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y ser colocado en su hoja de vida lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo.
La estructura del documento consta de las siguientes partes:
- Nombre(s) de a quien se dirige
- Nombre(s) del remitente(s)
- Fecha
- Asunto
- Escrito redactado brevemente.
- Firma(s)
A continuación presento el ejemplo de memorándum más utlizado:
México, D. F. a ___ de ______ de _____.
|
EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.
|
Av. Vïa Memorando 45,
Col. Memorandum
Del. Benito Juárez,
México, D. F. C. P. 03900
|
Memorándum
|
|
Para:
|
Mauricio del Moral , Director General
|
De:
|
Luz María Durán
|
Asunto:
|
Reunión de Ventas
|
El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2008. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.
|
Es muy importante contar con su presencia.
|
Saludos a UD.
|
Atentamente
Luz María Durán
Gerente Ventas
|
|
oficio
Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
Partes del oficio
Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
Nombre de Año
Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la Paz Mundial".
Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto.
Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
Firma y posfirma
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
circular
"Es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa".
La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos oficiales, mercantiles o industriales.
El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.
DOCUMENTOS TECNICOS
proyecto
Es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas.1 La razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido.1 La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.2
Un proyecto consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles.
Currículum vítae
, término de origen latino que en español significa carrera de la vida,1 es por analogía y contraposición a cursus honorum, la carrera profesional de los magistrados romanos. Por simplificación se usa el término currículum, mientras que en ocasiones se puede encontrar curriculum vitae et studiorum (carrera de vida y estudios). Estos términos se refieren al conjunto de experiencias (educacionales, laborales, vivenciales) de una persona. Se aplica comúnmente en la búsqueda de empleo, siendo requisito indispensable su presentación para solicitar empleo en la mayoría de los puestos.
Un reporte
Es un informe o una noticia. Este tipo de documento (que puede ser impreso, digital, audiovisual, etc.) pretende transmitir una información, aunque puede tener diversos objetivos. Existen reportes divulgativos, persuasivos y de otros tipos.
El reporte puede ser la conclusión de una investigación previa o adoptar una estructura de problema-solución en base a una serie de preguntas. En el caso de los informes impresos, eltexto suele ir acompañado por gráficos, diagramas, tablas de contenido y notas al pie de página.
Está basado en los cuadernos de bitácora, cuadernos de viaje que se utilizaban en los barcos para relatar el desarrollo del viaje y que se guardaban en la bitácora. Aunque el nombre se ha popularizado en los últimos años a raíz de su utilización en diferentes ámbitos, el cuaderno de trabajo o bitácora ha sido utilizado desde siempre.
informe
Es algo tan simple como el texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final.
Un informe necesita ser claro y preciso, además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a través del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado
MINUTA
Extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa, anotando las cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección
